「仕事に追われる」ってよく言いますよね。
忙しくて手が回らないときなんかに使います。
では逆に、「仕事を追う」と考えたことってありますか。
普段僕が意識しているこの「仕事を追う」という考え方について、今回は話していきます。
「仕事を追う」とは
まず「仕事に追われる」ってどういう状況を表すかって言うと、新しい仕事が次から次へと下りてきて前の仕事が終わらない、どんどん仕事が溜まっていく、って状況ですよね。
僕が言う「仕事を追う」というのはその逆です。
請け負った仕事を最速で終わらせる。今後下りてくるであろう仕事を予測し、先回りして準備しておく、といった感じ。
これができると、仕事にめちゃくちゃ余裕ができます。
たいていの場合、仕事に追われる時って急に仕事が下りてきたときとかですよね。
なので、それを発生させなければいいのです。
仕事を追うために意識すべきポイント
ではそのためにどうすればよいか、という話です。
僕が意識していることを何点か紹介したいと思います。
やるべきタスクに漏れがないか確認しておく
まず最初に意識するのはこれ。
自分が請け負っている仕事に、漏れがないかを確認する。
与えられた仕事をただこなしているだけだと、あとから「この仕事に付随してこっちの仕事もやらないといけなかった」なんてことが発生します。
これが「急なタスクの増加」につながるのです。
なので、自分がやっている業務って何のための業務なのか、をしっかりと考え、必要があれば関連するタスクがきちんと進んでいるかどうかも確認しておくと良いです。
これをやっておくだけで、急な仕事が降ってくるリスクが激減します。
先のタスクをあらかじめ予測しておく
自分のタスクが終わったら、時間に余裕ができます。
しかしそれは一時的なもの。油断しているとまた新たな仕事が降ってきて、いつの間にかタスクがパンパンということも。
それを防ぐために有効なのが、「今後発生しそうなタスクを予測し、あらかじめ準備をしておく」ということ。
もちろん、正式なタスクではないので、がっつり取り掛かる必要はありません。
「もしこのタスクが発生するなら、こういう資料を準備しておいた方がいいな」とか、その程度でよいです。
また、こうして考えたことはメモに残すようにしてください。
すると、いざ自分にそのタスクが下りてきたとき、メモを見ればやることが明確になっているわけです。
これも大きな時間短縮につながります。
他のメンバーのタスクを手伝う
自分のタスクを最速で終わらせ、先のタスクの予測までしていると、時間的にも精神的にもかなり余裕ができます。
そこで余った時間を何に使うかというと、他のメンバーのタスクのサポートです。
自分の仕事が終わっていても、メンバーが仕事に追われている場合、最終的にそれを手伝うことになるケースが多いです。
であれば、それも先につぶしておく。それがベストです。
しかも、サポートですから大した責任もなく、手伝っていることに感謝までされます。
なので、これができるならやったほうが良いです。メリットしかないので。
これはもうボーナスステージみたいなものです。
「先回り」を意識した仕事の進め方がコツ
今取り組んでいるタスクの先にどんなタスクが控えているか、考えながら仕事を進めていくのがコツです。
仕事に追われない働き方でストレスを軽減していきましょう！
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