仕事でなにか資料を作成することって頻繁にあると思います。
打ち合わせ用の資料であったり、業務手順の説明資料であったり。
そんな資料を作るとき、完成させることにばかり目が行ってしまって、肝心の内容や伝わりやすさを度外視してはいませんか。
今回はPowerPointを使って作成する資料について、わかりやすい資料の作り方のポイントを書いていきたいと思います。
資料を作成する目的を今一度考える
資料を作るのは、「あることを人に伝えるため」です。
考えたことを資料化して提案するだとか、情報を資料化して共有するだとか、共通しているのは「人になにかを伝える」ために作成するものだということ。
であれば、「伝えたいことを伝える」ことを重視して作成されるべきであり、もっと言えばより分かりやすく、なるべく簡潔に伝えられるのがベストです。
伝えたいことをただ書くだけでは足りない
最も大事なのは資料の内容です。
伝えるべきことが記載されているか、というのがまず気を付けなければいけないところです。
それができたとして。
「資料完成！これでちゃんと伝わる！」と胸を張って断言できる資料になっているでしょうか。
この時点では、自信をもってそんなことを言えるものにはなっていないはずです。
では、何が足りないのでしょうか。
読み手の立場に立ってみる
まずは読み手の立場になって考えてみてください。
他の人が作成した資料を読むとき、あなたは無意識にこう考えます。
「何を読み取ればいいのかな」と。
なぜなら「資料を読む」ということは「相手の伝えたいことを理解し、把握する」ことですから。
その時、例えば資料に文字だけが羅列されていたとしたら、どうですか。
もちろん、資料に書かれていることをすべてしっかりと読み込めば、相手の言いたいことは伝わるでしょう。
ですが、仕事は限られた時間の中でやらなければなりません。
どこが重要なのかわからない資料は、読むのに時間がかかります。
読みづらい資料は、間違った理解や情報の見落としにつながります。
ですので、資料のデザインを見直すことで、伝わりやすいものとしていく必要があるのです。
資料作成にあたって注意すべきポイント
資料のデザインにおいて、意識すべきポイントは3つです。
- どこが重要な点かをわかりやすくする
- 文章はなるべくシンプルにする
- 1スライドで1つのことを伝える構成にする
これらに気を付けることで、少なくとも何も意識していない資料よりははるかに見やすく理解しやすいものとなります。
どこが重要な点かをわかりやすくする
この資料を使って何を伝えたいのか。
それをまずは考えましょう。
頭の中だけで実践するのが難しい場合は、メモ帳などに書き出してみると良いです。
箇条書きで構いません。
そうすることで、自分がこの資料を使って何を伝えたいのかが明確になります。
このようにして書いたメモを見ながら資料を作ることで、余計なことは記載せず伝えたいことだけを資料化することができます。
文章はなるべくシンプルにする
伝えたいことだけを記載したとしても、その説明がわかりやすいとは限りません。
説明をするとき、重要なのが「シンプルに伝える」ということ。
これは、伝えたいことをメモ帳に書き出していれば、実践しやすいです。
「伝えたいことだけを伝える」ということを意識して、そのための補足や前提の説明は最小限にとどめます。
1スライドで1つのことを伝える構成にする
よくあるのが、一つのスライドにいろいろな情報を記載するというミス。
出来る限り一つのスライドに収めたいという気持ちはわかりますが、1スライドにいろいろな情報があると何に注意して読めばよいのかがわかりづらくなってしまいます。
そういう場合には、伝えたいことを分割してみましょう。
例えば、Aについて説明するのにB、Cという情報が必要なのであれば、それらを一つのスライドにするのではなく、「Aについてのスライド」「B、Cについてのスライド」にわけるといった感じ。
もちろん、同じスライドに合った方が良い情報もありますので、そのあたりは考えながら進めていきましょう。
まとめ
今回は僕がPowerPointで資料を作成する際に、最低限注意していることをまとめてみました。
これだけで完璧とは言えませんが、少しはわかりやすい資料になるのではないかな、と思います。
この記事が、「人にわかりやすく伝える」ことについて考えるきっかけになれば幸いです。
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